Was ist bei der Datenpflege von SPF-Schülerinnen alles zu beachten?

Ergänzungen/Änderungen
Version 1.1: Lehrplanfestlegung; veraltete Inhalte bzgl. Zeugnissen entfernt

Wie erstelle ich Zeugnisse für Externistenprüfungen, ohne Probleme bei der Bildok-Datenmeldung zu bekommen?

Ergänzungen
Version 2.4: Wiederholungsprüfungen zulässig
Version 2.3: Aktualisierter Screenshot bei "Zeugnisse anlegen"
Version 2.2: Leistungsniveaus
Version 2.1: Ergänzungen bei der anzulegenden Externistenklasse
Version 2.0: Ergänzungen zu Stundentafeln, Fachwahl
Version 1.9: KEINE Schüler*innensuche
Version 1.8: Zeugnisvorlage "NMS" für Externistenabschlusszeugnis Mittelschule
Version 1.7: Klauselergänzung bzgl. abweichendem Lehrplan
Version 1.6: Vorsitzende(r) Prüfungskomission
Version 1.5: Kontrolle der Schulstufe der Prüflinge!
Version 1.4: BilDok-Klassenbezeichnungen

Anleitung von Michael Saler:
Serienbriefe und Etikettendruck auf Basis einer exportierten Excel-(Adress-) Liste.

Ergänzungen
Version 3.1: Aktualisierungen, Ergänzungen
Version 2.2: Ursache von Fehlermeldungen beim WAS-Import / Hinweis bzgl. Dateinamen und Stichtag beim Sokrates-Export

Zubringerschule
Ein Export der Daten nach WAS (Webbasiertes Anmeldesystem) macht erst Sinn, wenn in Sokrates alle Noten eingetragen sind.

Zielschule
Ein Import der Daten erfolgt erst nach Aufforderung durch den Landesschulrat. Bitte die Datei vor dem Import kontrollieren.

Noten

• der Zubringeschulen "sichtbar machen" (Excel-Sheet)
• im Infofeld einsehen

ToDo-Liste, um zu einer korrekten Schulnachricht zu kommen.

Ergänzungen
Version 6.1: Vorbemerkung Zeugnispapier
Version 6.0: Aktualisierung Abbildungen und Musterzeugnisse, LP 2023
Version 5.1: Beispiel VS Gesamtnote entfernt
Version 5.0: Hinweis auf Dateigröße beim Upload von USB DaZ (max. 1 MB)
Version 4.9: "Adlerpapier"
Version 4.8: Sprachstandsbeobachtung für ALLE ao-Schüler*innen zum Zeugnis hochladen (nicht neu, nur umformuliert)
Version 4.7: Zeugnisformulare MS
Version 4.6: Änderungen wegen Pädagogikpaket 2019
Version 4.5: Änderungen der Version 4.4 wieder zurückgenommen
Version 4.4: Ergänzung um "Informationserlass zur schriftlichen Erläuterung der Ziffernnote" / Papier mit hellgrünem Unterdruck (nicht mehr optional)
Version 4.3: Änderung bzgl. Schulnachricht VS: In der 1. Schulstufe KEINE Beurteilung mit Gesamtnote mehr
Version 4.2: Änderung bzgl. Semesterinformation (nur noch bis zur 2. Schulstufe)
Version 4.1: Änderung bzgl. Mutterprachlicher Unterricht Bosnisch/Kroatisch/Serbisch

Version 1.1: Alltagssprache ergänzt
Version 1.0: Leerformular für Eltern zur Erhebung der SchülerInnendaten

Übersicht über die vordefinierten Standardlisten in der Auswertung.
Die Formatierung dieser Listen kann nicht verändert werden.

Ein(e) SchülerIn verlässt während oder am Ende des Schuljahres die Schule und wechselt ...

• an eine anders "Sokrates-Schule
• an eine "Nicht-Sokrates-Schule"

Was bewirkt ein Klick auf "Berechnen", "Ausführen", "Zuweisen", ...

AUSWERTUNGEN - Dynamische Suche - Kategorie (Behörde) - Name der Abfrage (203)

Ergänzungen
Version 3.0: Keine Bearbeiteung der Stammdaten mehr möglich.
Version 2.5: "Schulbezeichnung" MaS (Matrikschule) gibt es nicht mehr
Version 2.3: Verfügbarkeit
Version 2.1: Neue Stammschule, Verfügbarkeit
Version 2.2: Neue Lehrerdaten erfassen, Benutzer anlegen
Version 2.3: Verfügbarkeit durch die "Fremdschule" eintragen

LehrerInnen

• Verfügbarkeiten pflegen.

Lehrer-Benutzer

• anlegen
• ändern
• löschen

Änderungen
Version 2.2: Neue Maske bei händischer Aufnahme, Hinweis wg. Adressdatenpflege
Version 2.1: Hinweis auf Ereigniskategorie "Entscheidungen" - "§7 SchPflG" (Vorschulstufe nach vorzeitiger Aufnahme)
Version 2.0: Datenaustausch mit einer Sokratesschule außerhalb Vorarlbergs bzw. einer Bundesschule
Version 1.9: Hinweis auf Aufnahme bei unsicherer Klasseneinteilung.
Version 1.8: Hinweis auf aktuelles (laufendes) oder nächstes (kommendes) Schuljahr
Version 1.7: Hinweis bzgl. Laufbahnsatz löschen: NUR, wenn ein Kind fälschlicherweise an der eigenen Schule aufgenommen wurde.
Version 1.6: "Einschreiber"
Version 1.5: "Händische" SchülerInnenaufnahme
Version 1.4: Liste der Abfragekriterien

Volksschulen: Die Aufnahme der Schülerinnen für das jeweils kommende Schuljahr beginnt im Herbst und sollte im Frühjahr abgeschlossen sein.
Neue Mittelschule: Die Aufnahme der Schülerinnen erfolgt in der Regel mittels WAS-Import.
Polytechnische Schulen: Die Übernahme der Daten aus WAS für das jeweils aktuelle Schuljahr, bildet leider nur teilweise die tatsächlich zu pflegenden Schülerinnen ab.

Da die SchülerInnendaten grundsätzlich - mit wenigen Ausnahmen - bereits in Sokrates vorhanden sind, müssen sie "nur" gefunden werden.

Wenn SchülerInnen ,,fehlen", liegt das in der Regel an der nicht vorhandenen Zuordnung zu einer Klasse und somit einem fehlenden Laufbahnsatz. Drei verschiedene Suchvarianten führen in den meisten Fällen zu einem Ergebnis ...

Liste mit Sonderzeichen
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Hilfe:Sonderzeichen

Bei Namen mit Sonderzeichen ist darauf zu achten, dass diese nicht durch "eingedeutschte" Zeichen ersetzt werden, weil ...

• dies den gesetzlichen Vorgaben widerspricht (z.B. haben Zeugnisse Dokumentencharakter und müssen die korrekte Schreibweise beinhalten).
• der Abgleich mit den Daten des zentralen Melderegisters (ZMR) erfolglos bleibt, wenn die Schreibweise nicht stimmt. Dies führt u. U. zu mehrfach vorhandenen "gleichen" Datensätzen

Da Sokrates intern keine Tabelle mit Sonderzeichen beinhaltet, kann man diese Seite https://de.wikipedia.org/wiki/Hilfe:Sonderzeichen
zu Rate ziehen ("Copy and Paste")

Da entweder durch SOS- oder ZMR-Import bis auf wenige Ausnamhen alle Vlbg. SchülerInnen in Sokrates vorhanden sein müssten, vor einer händischen Aufnahme bitte unbedingt die SchülerInnensuche mit der Abfrage 102 (Suche 2) oder (104 (Suche über Alter) verwenden, bzw. die Erste Klasseneinteilung bemühen.

Wenn Schülerinnen mit ev. unbekannten Sonderzeichen im Namen gesucht werden sollen, dann können sogenannte Wildcards eingesetzt werden:

• "_" ersetzt genau EIN Zeichen
• "%" ersetzt MEHRERE (nicht ein) Zeichen

Bei Namen mit Sonderzeichen ist darauf zu achten, dass diese nicht durch "eingedeutschte" Zeichen ersetzt werden, weil ...

• dies den gesetzlichen Vorgaben widerspricht (z.B. haben Zeugnisse Dokumentencharakter und müssen die korrekte Schreibweise beinhalten).
• der Abgleich mit den Daten des zentralen Melderegisters (ZMR) erfolglos bleibt, wenn die Schreibweise nicht stimmt. Dies führt u. U. zu mehrfach vorhandenen "gleichen" Datensätzen

Da Sokrates intern keine Tabelle mit Sonderzeichen beinhaltet, kann man diese Seite https://de.wikipedia.org/wiki/Hilfe:Sonderzeichen
zu Rate ziehen ("Copy and Paste")

Sokrates

DIE ANFORDERUNG FÜR ERSATZKENNZEICHEN UND DIE ÜBERMITTLUNG DER BILDOK FUNKTIONIEREN NUR MEHR ÜBER
DIE TRADITIONELLE PORTAL-SEITE! WWW.PORTAL.AT

Basisdaten - Schnittstellen - Daten exportieren (XML Ersatzkennzeichenanforderung)
Speichern der Datei unbedingt mit der Endung xml

Wechsel zum Serviceportal Bund (https://portal.service.gv.at/)
Anwendung Ersatzkennzeichen
XML-Datei importieren
Ergebnisliste speichern

zurück zu Sokrates
Basisdaten - Schnittstellen - Daten importieren (XML Ersatzkennzeichenanforderung)
Ergebnisliste vom Portal importieren

genaue Anleitung im Anhang

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Ergänzungen
Version 1.3: Anmeldung an Serviceportal Bund anstatt ans Portal Austria
Version 1.2: Geänderte Portal-Austria-Ansicht
Version 1.1: Geänderte Dateiendung beim Importfile beachten

mir hat bei den Zeugnisformularen nicht gefallen, dass alles so am oberen Rand klebt.

Abhilfe:
Basisdaten - Schulspezifische Einstellungen - Parameter pflegen
Zeugnis Abstand 1, Abstand 2, Abstand 5 - Parameter-Wert bei Zahl 20 statt 0

Funktioniert nur, wenn das Zeugnis noch nicht angelegt wurde!
Bei der Zahl 20 könnte man sich noch spielen, aber für mich passt es.

(Tipp von Dir. Hanno Metzler, NMS Hittisau)