Dieses globale Merkmal steht seit Jänner 2019 in Sokrates-WEB Vorarlberg zur Verfügung. Es dient (optional) dazu, eine Übersicht über die von den Erziehungsberechtigten erteilten Zustimmungen zur Verarbeitung/Weitergabe von Daten ihres(r) Kindes(r) zu behalten.
Die Merkmalskategorien basieren auf dem von der Bildungsdirektion zur Verfügung gestellten Zustimmungserklärungen (Link im Dokument)
Die Kategorien können selbstverständlich erweitert werden (Anfrage-Link im Dokument)

Ergänzungen
Version 1.1: neue Merkmale: Schularzt

Erstellen von Frühwarnungen (Leistungsabfall, drohendes Nichtgenügend) und Frühinformationen (Verhalten, regelmäßiger Schulbesuch, Beratungsgespräch).

Änderungen
Version 1.2: Entfall des Leistungsabfalles "grundlegende Allgemeinbildung"
Version 1.1: Kapitel 2 (Früh"warnung" durch Früh"information" ersetzt

SchülerInnen müssen sich laut Durchführungserlass zum Religionsunterricht in den ersten fünf Kalendertagen nach Schulbeginn schriftlich vom Religionsunterricht abmelden, wenn sie diesen nicht besuchen (wollen). Tritt ein(e) SchülerIn erst im laufenden Schuljahr in die Schule ein (z.B. nach einem Auslandsaufenthalt, nach längerer Krankheit, ...), so beginnt die fünftägige Frist mit dem Tag des tatsächlichen Schuleintritts zu laufen. Dies gilt nicht für einen Schulwechsle -  hier gilt die Entscheidung in der vorigen Schule. Die Abmeldung hat für ein Schuljahr Gültigkeit bzw. bis zu einem Widerruf, welcher jederzeit zulässig ist.

Die Datenerhebung ,,Ausbildung bis 18" umfasst alle Zu- und Abgänge von Jugendlichen, die ab dem Schuljahr 2016/2017 ihre allgemeine Schulpflicht erfüllt haben und unter 18 Jahre alt sind.
Die Datenmeldung erfolgt jeweils 3x im aktuellen Schuljahr: 10. November, 1. März, 10. Juni

Änderungen
Version 1.5: Ereignis Abmeldung gelöscht
Version 1.4: Neue Stichtage (jeweils 1.3. 10.6. und 10.11), neues Ereignis "erfüllt" statt "Abmeldung", Auswertung fehlender "Abgänge", 4.3.   Informationen des Sozialministeriumservice
Version 1.3: Spezieller Hinweis auf das Stichtagsdatum der Meldung (jeweils 1.10., 1.2., 1.4. und 1.6 jeden Jahres)
Version 1.2: SchülerIn fehlt auf Liste: Ereignis "Abmeldung"
Version 1.1: Fehlermeldung beim Schulwechsel / Kontrolle des Schulwechsels

• gesetzliche Grundlagen
• Anlegen eines "Vorläufigen" Zeugnisses
• Anlegen einer Nachtragsprüfung

Änderungen
Version 1.5: Gruppenbezeichnung für Deutschfördergruppen
Version 1.4: GTS-Gruppen auswerten (wie vile Kinder nehmen an 1, 2, 3, 4 oder 5 Tagen ein Betreuungsangebot war?)
Version 1.3: "bezahlte" Gruppen
Version 1.2: Obligatorische Gruppen
Version 1.1: Klassenarten, Gruppenbezeichnung

• Klassen anlegen
• Gruppen anlegen
• Mitglieder hinzufügen
• Automatische Gruppen

NEU: Korrektur des Adress-Datensatzes mit fehlendem VON-Datum

• Getrennte Datensätze für Mutter, Vater, ... oder ein Elterndatensatz?
• Welche Haken sind in der Adressmaske zu setzen?
• Wie kann ich einen Adressdatensatz löschen?

• Pflegen (ändern) einer bestehenden Stundentafel
  
• Anlegen einer schuleigenen Stundentafel
• Zuweisen von Gegenständen und Wochenstunden

Änderungen
Version 1.3: Haken "Relevant für Abschlusszeugnis"

Bekannte und dem Support-Team gemeldete Fehler

F: Beim Anlegen von Schulnachrichten / Semesterinformationen kommt es zur folgenden Fehlermeldung: "Fehler! Dem/r SchülerIn XY maria fehlt die Fachwahl. Bitte unter Laufendes Schuljahr / Laufbahnpflege / Stundentafel zuordnen und dann die Fachwahl pflegen."
A: Die Fehlermeldung ist in der Regel falsch, ein erneutes Anlegen (ev. nach Beendigung und Neustart des Browsers) funktioniert.

F: KVs dürfen trotz Berechtigung keine Schulveranstaltungen bearbeiten (LehrerInnen/SchülerInnen hinzufügen.

Direktion

F: Eine Lehrperson wechselt an eine Schule eines anderen BUNDESLANDES, wie handhabe ich das?

• A: Da die Lehrperson in der Regel dann keinen Dienstvertrag mehr mit der Vlbg. Bildungsdirektion hat, muss ihr DIENSTVERHÄLTNIS beendet werden (Bis-Datum)

F: Ein Lehrer verlässt meine Schule, darf ich sein Dienstverhältnis beenden?

• A: NEIN, auf keinen Fall, das Dienstverhältnis darf NUR beendet werden, wenn der Kollege tatsächlich nirgends mehr (an einer APS in Vorarlberg) unterrichtet.
• A: Die Verfügbarkeit an der eigenen Schule muss beendet und eine neue Verfügbarkeit an der Nachfolgeschule angelegt werden.
• A: Außerdem muss die Stammschule beendet und eine neue Stammschule zugewiesen werden.

F: Wie finde ich die während des Schuljahres ausgetretenen SchülerInnen (SchulabgängerInnen)?

• A: Auswertungen – Dynamische Suche – Kategorie: Direktor – Name der Abfrage: 170 (Schüler mit Übertritten)

F: Wie finde ich die, während des Schuljahres neu hinzugekommenen SchülerInnen?

• A: Auswertungen – Dynamische Suche – Kategorie: Direktor – Name der Abfrage: 125 (Quereinsteiger)

F: Wie kann ich die SchülerInnen in den Fachbereichen finden?

• A: Auswertungen – Dynamische Suche – Kategorie: Direktor – Name der Abfrage: 430 (Schüler mit Stundentafel)
• A: Alternative: Auswertungen – Dynamische Suche – Kategorie: Standard – Abfrage: 170 (Schüler mit Fachwahl) / Filter: Gegenstandsart Fachbereich / Haken bei ,,Langbezeichnung"
  

F: Wie bekomme ich eine Liste mit Klasseneltern(stell)Vertreterinnen?

• A: Auswertungen – Dynamische Suche – Kategorie: Standard - Name der Abfrage: 131 (Schüler mit bestimmten Merkmalen) - Merkmalskategorie (Elternvertreter)

F: Wie finde ich heraus, welchen Flüchtlingsstatus ein Kind hat?

• A: Jeder Flüchtling hat einen Ausweis (Kärtchen oder grau/brauner Konventionspass). Die weiße Verfahrenskarte bedeutet, sie sind Asylwerber, das graue Kärtchen - sie sind subsidiär Schutzberechtigte. Den Pass bekommen sie als Konventionsflüchtlinge. Wenn man das Kärtchen oder den Pass verlangt, klappt es.

F: Zählen mehrere SchiHALBtage auch zu den mehrtägige Schulveranstaltungen?

• A: Nein

Administration

F: Ich habe eine neue Lehrerin bekommen; sie ist bereits bei mir im System; braucht sie jetzt einen neuen Zugang oder kann sie ihren derzeitigen behalten?

• 
  A: Die Kollegin sollte bereits einen Benutzerzugang haben; bitte Deinen zuständigen Sokrates-Ansprechpartner diesen für Deine Schule verwendbar zu machen (Gruppenzuordnung ändern).
  

F: Ich habe mein Passwort vergessen, kannst Du es mir bitte ändern? / Ich habe mich aus Sokrates ausgesperrt, kannst Du mich wieder reinlassen?

• 
  A: Lehrpersonen bekommen ein neues Passwort bei der Schulleitung, diese kann den Zugang auch entsperren.
  
• 
  A: SchulleiterInnen finden Hilfe beim zuständigen IT-Regionalbetreuer.
  
• 
  A: Tipp für SchulleiterInnen: Bitte den persönlichen Benutzerzugang, nicht den Admin-Zugang (=Hintertürchen) verwenden.
  

F: Die Adresse meiner Schule hat sich geändert; ich finde zwar den Eintrag, kann aber keine Änderungen vornehmen/speichern.

• 
  A: Bitte wende Dich an den Second-Level-Support: https://www.vobs.at/it-support/sokrates-support/
  

F: Meine Schule hat den Teacher Assistant erworben. Dafür benötige ich erweiterte Rechte in Sokrates. Wie komme ich zu diesen?

• 
  A: Bitte wende Dich an den Second-Level-Support: https://www.vobs.at/it-support/sokrates-support/
  

Lehrpersonen

F: Ich bekomme den Haken bei "Vorauswahl" in der Suchmaske nicht weg.

• A: BASISDATEN -> LehrerInnen -> SchülerInnen zuordnen ... Benutzer auswählen ... Löschen
• A: Während des Jahres neu eingetretene LP bitte selber unter Personaldaten neu einpflegen.

F: Meiner Schule wurde eine neue Lehrperson, die bislang kein Dienstverhältnis mit dem Land hatte, zugewiesen. Kannst Du sie mir bitte zur Verfügung stellen?

• A: Die "zentrale Einspielung" neu in den Dienst gestellter Lehrpersonen erfolgt nur ein- bis zweimal jährlich zeitnah zu Schuljahresbeginn.
• A: Während des Jahres neu eingetretene LP bitte selber unter Personaldaten neu einpflegen.

F: Eine Kollegin geht in Karenz, das kann ich aber nirgends eintragen.

• A: In den Personaldaten im Anmerkungsfeld das Karenzierungsdatum vermerken.
• A: Bei der Verfügbarkeit (NICHT beim Dienstverhältnis!) als "bis Datum" das Karenzierungsdatum eintragen.

F: Eine Kollegin / ein Kollege hat den (Nach)namen geändert; darf ich das in Sokrates ändern?

• A: Ja

Schülerinnen / Schüler

F: Ich habe meinen Schüler*innen das richtige Leistungsniveau zugeordnet, aber die Auswertung "Erstzuordnung" bzw. "Änderung" ist leer.

• A: Wahrscheinlich fehlt unter LAUFENDES SCHULJAHR -> Laufbahnpflege -> Leistungsniveau zuordnen der Einrag bei Aktuelles LN (*)

F: Wenn ich irgend eine Bestätigung, Frühwarnung, ... eines Kindes ausdrucken will, so erhalte ich nur ein leeres Blatt.

• A: Entweder ist bei den Grund- oder Adressdaten ein Fehler oder
• A: bei den Adressadten ist ein Bis-Datum in der Vergangenheit eingetragen.

F: Wenn ich ein Stammblatt mit Noten ausdrucken möchte, dann werden die Noten der letzten beiden Schuljahre nicht angezeigt.

• A: Im Stammblatt mit Noten werden nur die Noten des aktuellen Schuljahres ausgewiesen.
• A: Will man eine Übersicht über alle Jahre haben, so muss eine Zeugnisübersicht gedruckt werden.

F: Reicht bei einer Rückstufung ein ,,Wechsel der Klasseneinteilung" oder muss ich auch das Ereignisse ,,Umstufung" eintragen?

• A: Nein, drzt. muss das Ereignis nicht eingetragen werden.

F: Ein Kind macht auf Wunsch der Eltern ein freiwilliges drittes Kindergartenjahr. Soll es dann einfach in der ersten Klasseneinteilung bleiben oder was ist zu tun?

• 
  A: Es KANN (muss aber nicht) aus der Ersten Klasseneinteilung gelöscht werden. Ansonsten ist NICHTS zu tun.
  
  • Erst im Jahr des tatsächlichen Schuleintritts ist das Besuchsjahr entsprechend anzupassen.
  • Erst im Jahr des tatsächlichen Schuleintritts ist der entsprechende Bescheid (Besch. "Schulunfähig") zuzuordnen.

F: Eine Schülerin kommt nun doch nicht an meine Schule sondern an die ..., ich habe sie aber bereits einer Klasse zugeordnet.

• 
  A: Laufendes Schuljahr - Laufbahnpflege - Schulwechsel im Schuljahr - ... - Schule auswählen, Haken bei "Laufbahn(en) an der eignen Schule im gewählten Schuljahr löschen"
  

F: Ich habe einn(n) neue SchülerIn in die erste Klasseneinteilung übernommen, kann sie/ihn aber keiner Klasse zuweisen ("Fehler! Das Zeitintervall ist nicht korrekt. Es gibt überlappende Zeiträume!Fehler! Daten konnten nicht gespeichert werden für Schüler ...")
F: Könntest du mir bitte XY freischalten? Er ist im Sokrates noch nicht freigeschaltet?

• 
  A: Das Kind hat noch einen aktuellen Laufbahnsatz an einer anderen Schule. Bitten Sie die dortige Schulleitung den Laufbahnsatz des Kindes zu beenden.
  

F: Die Schülerin XY ist nach Deutschland gezogen. Kann ich sie aus Sokrates löschen?

• A: Nein, ein SchülerInnendatensatz kann nicht gelöscht werden.
• A: Bitte unter Schulwechsel während des Schuljahres aus der Liste "Ausland" oder unter "nicht angeführte Schule z.B. "Mittelschule XY" eintragen. Dann wird mit dem Austrittsdatum auch der Laufbahnsatz an der Schule beendet

F: Die Schülerin XY ist nach Tirol verzogen. Muss ich sie in die Schule Häuslicher Unterricht verschieben?

• A: Nein! Nur SchülerInnen, die ihren regulären Wohnsitz in Vorarlberg haben und eine Schule z.B. in Tirol besuchen, müssen in den "Häuslichen Unterricht" verschoben werden.

F: Muss ich Beim Schulwechsel eines Schülers den Haken "Laufbahn(en) an der eignen Schule im gewählten Schuljahr löschen" setzen?
F: Muss ich Beim Schulwechsel eines Schülers den Haken zukünftige "Laufbahn(en) an der eignen Schule löschen" setzen?

• A: Frage 1: Nur dann, wenn der Schüler in diesem Schuljahr nicht wirklich an der Schule war.
• A: Frage 2: Nur dann, wenn der Schulwechsel NACH einem ev. bereits durchgeführten Schuljahreswechsel erfolgt.

F: Bei den Merkmalen / Ereignissen stehen (falsche) rote Einträge drin, die ich nicht ändern kann.

• A: Diese Einträge wurden von einer "Herkunftsschule" oder der Schulaufsicht erstellt und können auch nur von diesen editiert / gelöscht werden.

F: Wenn ich unter Auswertungen nach Außerordentlichen Schülern suche, dann fehlen dort 2 Schülerinnen.

• A: Kontrolliere bitte bei den Ereignissen der fehlenden Schülerinnen, ob dieses Ereignis ein "am/vom Datum" hat; ergänze es gegebenenfalls.
• A: Es kommt vor, dass ein diesbezüglich roter - aslo von einer Herkunftsschule erstellter Eintrag - nicht korrekt übernommen wird. Bitte erstelle den Eintrag ein zweites Mal.

Schulnachrichten / Zeugnisse / Schulbesuchsbestätigungen

F: Muss der Besuch einer ganztägigen Schulform auf einem Jahreszeugnis/einer Jahresinformation ausgewiesen werden?

• A: NEIN

F: Auf einer Schulbesuchsbestätigung steht keine Verhaltensnote drauf. Ist das richtig?

A: JA, Verhaltensnoten gibt es NICHT ...

• auf der 8. und 9. Schulstufe
• bei Verlassen der Schule infolge der Erfüllung der allgemeinen Schulpflicht (gilt auch für das 10., 11. Schuljahr)
• in Schulbesuchsbestätigungen (§ 18 LBVO

F: Muss auch für die Jahresinformation Papier mit hellgrünem Unterdruck verwendet werden?

• A: JA, für die erste Seite, nicht aber für das "Beiblatt"

F: Ich habe ein Zeugnis angelegt und die falsche Zeugnisvorlage ausgewählt. Muss ich jetzt das komplette Zeugnis neu machen?

• A: NEIN, es genügt vollkommen unter Zeugnis pflegen eine neue Zeugnisvorlage zuzuordnen (die restlichen Felder brauchen nicht befüllt zu werden.

F: Anfrage Mittelschule: Bekommt ein Kind mit SPF ein Jahres- und Abschlusszeugnis?

• A: Wenn es in allen Fächern mit SPF nach dem Lehrplan der 8. Schulstufe unterrichtet wird: JA

F: Ein Kind in der Vorschulstufe wurde vom Religionsunterricht abgemeldet oder ist ohne Bekenntnis. Muss die Verbindliche Übung "Religion" auf dem Zeugnis aufscheinen?

• A: Nein! Nur der Pflichtgegenstand Religion muss auf einem Zeugnis aufscheinen
• A: LAUFENDES SCHULJAHR - Laufbahnpflege - Fachwahl pflegen: Haken bei VÜ Religion (VÜ_0_R) entfernen.

F: Finde ich irgendwo einen Hinweis zur Verwendung von Akademischen Graden und Titeln?

• A: Hier: https://sokrates.vobs.at/index.php/topic,36.0.html

F: Im Zeugnis steht vor meinem Namen "VDIN", was bedeutet das, und ist das korrekt?

• A: "VDIN" ist Dein abgekürzter Amtstitel ("Volkschuldiretorin").
• A: Er gehört NICHT auf das Zeugnis
• A: Bitte entferne diesen Amtstitel aus deinen Personaldaten und ebenso aus den Personaldaten der Klassenvorstände

F: Obwohl wir jetzt bei der SPF-Schülerin eine Lehrplanfestlegung in allen Fächern gemacht haben, ist diese dann auf der Schulnachricht (Integration, mittel) nicht ersichtlich.

• A: Lehrplanfestlegung bitte nur in den betroffenen Fächern eintragen.
• A: Beurteilung - Zeugnisse - Zeugnisdaten zuordnen

F: Ich habe in der Stundentafel ein Fach hinzugefügt, es erscheint aber nicht im Zeugnis.

• A: Die Stundentafel muss den betroffenen SchülerInnen neu zugewiesen werden.
• A: Die Fachwahl muss kontrolliert und. ev. ergänzt werden.
• A: ev. Beurteilung - Zeugnisse - Zeugnisdaten zuordnen

F: Ich habe eine neue Unverbindliche Übung angelegt und sie auch in die Stundentafel aufgenommen. Sie erscheint trotzdem nicht am Zeugnis

• A: Dieser neue Gegenstand darf KEINEN ÜBERGEORDNETEN Gegenstand haben (siehe schulspez. Pflegen).
• A: Dieser Ggenstand muss mindesten 0.1 Wochenstunden zugewiesen haben (siehe Wochenstunden zuweisen).

F: Unsere eFB-Schüler sind alle von Religion abgemeldet. Sie haben die Zeugnisvorlage "Erreichter Entwicklungsstand". Wenn ich bei Beurteilung ein "S" für Streichung eingebe, erscheint beim Zeugnis keine Streichung sondern es steht unten Religion dabei.

• A: "Religion" muss auf allen Zeugtnisformularen aufscheinen; bei Zeugnissen mit "Zusatzinformation" bitte allenfalls in der Zusatzinformation (NICHT im Deckblatt) ergänzen: "Die Schülerin/Der Schüler hat nicht am Religionsunterricht teilgenommen.

F: Eine Lehrerin hat mich gefragt, wie man einen AO-Status in Deutsch eintragen kann.

• A: Der Status außerordentlich (a.o) kann keinem Fach zugeordnet werden

F: Muss außerordentlich(e) Schülerin / Schüler auf der Schulnachricht/im Zeugnis aufscheinen?

• A: Ja, wird so von "der Schulaufsicht" gefordert.
• A: Bei Semesterinformationen scheint der Status automatisch auf, bei Schulnachrichten muss der Status als Zusatztext zugeordnet werden.

F: EH wird nur im ersten Semester, GZ im zweiten unterrichtet.

• A: Im ersten Semester bei Fachwahl kein GZ; im Jahreszeugnis: beide Fächer, EH mit Semesternote
• A: Für WAS ist das kein Problem: GZ-Note käme beim Export ja ohnedies nicht mit (weil nicht vorhanden). Die Zielschule fragt bei den Schülern beim Aufnahmegespräch ohnedies nach, wenn eine Note ,,fehlt"

F: Ist es zwingend erforderlich eine Lernverlaufsdokumentation, einen Lernzielkatalog oder ein Pensenbuch zur Semester- / Jahresinformation hochzuladen?

• A: Nein; es wird trotzdem empfohlen, dies zu tun
• A: Das Hochladen ist nur zu nicht abgeschlossenen Zeugnissen möglich

F: Wenn ich ein Zeugnis anlegen will steht bei Schulart immer "Volksschule" drin, obwohl wir eine "Neue Mittelschule" sind. Kann ich das ändern?

• A: Ja natürlich
• A: BASISDATEN – Schulspezifische Einstellungen – Parameter pflegen – Kategorie Vorbelegungen – Default-Zeugnis-Schulart – Parameter-Wert bei String: Neue Mittelschule – Speichern nicht vergessen!

[/list][/list][/list]

Datenpflege durch Sekretariate der Bildungsregionen

Änderungen
Version 3.2: Zuständigkeiten (Ansprechpartnerinnen in der BD)
Version 3.1: Ergänzungen bei Zuständigkeiten, Reihenfolge Aufnahme
Version 3.0: Für die Schüler*innenaufnahme ist nunmehr grundsätzlich die Sprengelschule zuständig; z.T. veränderter Verfahrensverlauf
Version 2.0: Zusammenfassung der bisher zwei Anleitungen "BD-sonsige Schulpflicht" und "SchuelerInnen-Schulwechsel-Sonstige-Schulpflicht"